MEMOTRiX

Dokumenten­verwaltung

Dokumente - Management - Systems

Alles aus einem Guss

Alles integriert, kein Third-Party Produkt, keine Schnittstellen! Die speziell für 4ward entwickelte Dokumenten-Archivierung ist einfach, schnell, effizient und flexibel. Denn schon bei der Konzeption wurde größter Wert auf Funktionalität und Komfort gelegt. Das Ergebnis ist das vollständig in die Speditionslösung 4ward integrierte Modul MEMOTRiX, welches alle archivierten Dokumente in einer einheitlichen Datenbank speichert und verwaltet und so für höchste Datentransparenz sowie einen unmittelbaren, schnellen Zugriff sorgt.

MEMOTRiX im Detail erklärt:

Archivierung per E-Mail und Betreffzeile

Eine einfache Möglichkeit für eine Fern-Archivierung ist das Versenden einer Email mit dem zu archivierenden Dokument als Anhang. Der Empfänger der Email ist eine bestimmte Adresse, deren Mails von MEMOTRiX ausgelesen und verarbeitet werden. Um das Dokument einem bestimmten Auftrag zuzuordnen, wird die Betreffzeile mit der Auftragsnummer ausgelesen.

Archivierung per E-Mail und Barcode

Auch hier wird per Email ein Anhang versendet und von MEMOTRiX verarbeitet. In diesem Verfahren wird aber nicht die Betreffzeile zur Ermittlung der Auftragsnummer verwendet, sondern der Barcode, der sich auf dem angehängten Dokument befinden muss. In diesem Verfahren wird ein Scanner eingesetzt, über den die Dokumente gescannt und dann automatisch durch den Scanner an die MEMOTRiX-Archiv –Adresse gesendet werden.

Archivierung per Ordner und Barcode

Neben dem Email-Verfahren ist die Verwendung eines Datei-Ordners eine hervorragende Alternative. Bei dieser Methode werden die Dokument-Dateien in einem Ordner gespeichert, den MEMOTRiX permanent überwacht und ausliest. Die Dateien könnten per DFÜ von einem beliebigen Fremd-System überstellt werden – häufig kommt hier natürlich ein Scanner zum Einsatz.

Archivierung per Ordner und Dateiname

In Fällen, in denen zu archivierende Dokumente aus einem verbundenen Fremdsystem per EDI übertragen werden, können die Auftrags-Nummern auch aus dem Dateinamen extrahiert werden. Diese Methode hat den Vorteil, dass die Datei nicht geöffnet und der Barcode gesucht und interpretiert werden muss. Damit könnte dieses Verfahren im Normalfall schneller arbeiten.

Einfach, schnell, präsent: MEMOTRiX - der "Speditionelle" Archivar

automatische Dokumenten-Archivierung, intelligente Zuordnung zu Auftrag, Rechnung, Equipment und Adresse, unmittelbarer Zugriff, sofortige Verfügbarkeit, kein Externer Zugang möglich (nur über 4ward mit entsprechender Rechtesteuerung). Sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen mit einem internen Archivierungs-System, dass auf speditionelle Bedürfnisse perfekt angepasst ist.

Beispiele

Schadensfotos, Eingangs-Rechnungen, Fahrer-Lizenzen, Kunden-Verträge, Gefahrgut-Scheine, Fahrzeug-Papiere und sonstige Dokumente beim Auftrag, der Rechnung oder dem Equipment sind Anwendungs-Beispiele aus der Praxis. - löscht Dokumente, wenn sie das Ablaufdatum erreicht haben - informiert mittels EVENTRiX per Email, wenn ein Dokument erstellt wird - versendet Dokumente per EDI - mailt Dokumente aus dem Auftrag heraus - archiviert Dokumente, die per Email empfangen werden - archiviert Dokumente in einem überwachten Ordner - erkennt die Auftrag- oder Rechnungs-Nummer aus dem Barcode - identifiziert die Auftrags- oder Rechnungs-Nummer aus der Betreffzeile